Jednoosobowa działalność? Jak rozliczyć użytkowanie auta

Co można odliczyć?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki poniesione z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych działalności samochodu osobowego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu (Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy).

W chwili obecnej stawka ta wynosi:

– dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł,

– dla samochodu osobowego o pojemności silnika ponad 900 cm³ – 0,8358 zł.

Przykładowe wydatki, które można zaliczyć do kosztów firmowych w ramach limitu, to m.in. zakup paliwa, opłaty parkingowe, składki ubezpieczenia OC, AC, części zamienne, naprawy, przeglądy czy usługi serwisowe.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Warunkiem zaliczenia wyżej wymienionych wydatków w ramach limitu do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej (Ustawa o PIT – art. 23 ust. 7):

– nazwisko, imię, adres zamieszkania osoby używającej pojazd,

– numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

– kolejny numer wpisu,

– datę i cel wyjazdu,

– opis trasy (skąd dokąd),

– liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

– stawkę za 1 kilometr przebiegu,

– kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

– podpis podatnika i jego dane.

Jeśli pojazd był kierowany przez kogoś innego niż osoba prowadząca jednoosobową działalność, przedsiębiorca ma obowiązek dodać do ewidencji informację o udostępnieniu auta (datę i cel udostępnienia, stan licznika w dniu udostępnienia i w dniu zwrotu pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, dane personalne osoby, której udostępniono pojazd).

Wszelkie wydatki, które chcemy odliczyć w ramach limitu kilometrówki, należy odpowiednio udokumentować (np. stosownymi fakturami).

Ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego samochodu, natomiast wymienione wcześniej limity dotyczą jedynie prywatnych samochodów osobowych użytkowanych w ramach prowadzonej działalności.

Zapisów w ewidencji należy dokonywać z podziałem na miesiące kalendarzowe. Koszty w ramach limitu rozlicza się narastająco od początku roku. Jeżeli więc poniesione wydatki przekroczą limit obliczony od początku roku do końca rozliczanego miesiąca włącznie, to można je będzie uwzględnić w następnym miesiącu (oczywiście do wysokości limitu).