Obowiązuje wszystkich bez wyjątku

Każdego roku floty kupują przeszło 100 tys. nowych samochodów. Przy średniej cenie auta przekraczającej 80 tys. zł łączna wartość zainwestowanych w jednym tylko roku kapitałów to ponad 8 mld zł. O ten majątek dba flotowiec, tworząc politykę flotową.

Definiuje ona szczegółowo cały obszar związany z użytkowaniem samochodów w firmie i ułatwia podejmowanie decyzji. Jednocześnie nie może być to dzieło zbyt opasłe, bo zniechęci pracowników do przeczytania go. Każdy nowo przyjęty powinien się zapoznać z „car policy”, aby wiedział, jakie są jego prawa i obowiązki. Dodatkowo przechodzi szkolenie wprowadzające, na którym omawiane są najczęściej występujące przypadki i wyjaśniane wątpliwości co do samego dokumentu. – W samochodach firmy, w której pracuję, umieszczam w schowku wyciąg z polityki flotowej. Są w nim podstawowe informacje, jak zachować się w każdej sytuacji. Do wyciągu są dołączone formularze na samokopiującym papierze, ułatwiające sporządzenie oświadczenia sprawcy w przypadku wystąpienia zdarzenia – podpowiada członek SKFS, zarządzający flotą Provident Bartłomiej Wiśniewski.

Jak zachęcić do dbania o auto?

– Tworząc politykę samochodową w firmie, musimy budować ją z przekonaniem, że będzie obowiązywała wszystkich użytkowników samochodów służbowych niezależnie od zajmowanego stanowiska – podkreśla Wiśniewski.

Dodaje, że flotowiec musi uświadomić zarządowi, że tylko te same reguły obowiązujące od szeregowego pracownika po dyrektora mogą być skuteczne i traktowane przez ogół jako sprawiedliwe. – Jeżeli dyrektor np. nie zapłaci 500 zł udziału własnego za spowodowaną przez niego szkodę, kierujący się tym przykładem pracownicy niższych szczebli nie będą mieli przekonania, że oni muszą pokrywać podobne koszty, co w efekcie może doprowadzić do sporych strat przedsiębiorstwa – wskazuje Wiśniewski.

Członek SKFS tłumaczy, że jeżeli ewentualna kara dotyczy wszystkich, włącznie z zarządem, pracownicy odbierają to jako sprawiedliwe rozwiązanie i znacznie łatwiej przestrzegają ustalonych zasad.

Sposobem na większe zaangażowanie użytkownika w dbanie o powierzony mu samochód może być prawo pierwokupu, choć trzeba wprowadzać tę zasadę w sposób przemyślany, aby nie stała się pustym hasłem. Pierwokup jest dobrym rozwiązaniem, bo użytkownik będzie bardziej dbał o pojazd, wiedząc, że auto w przyszłości może być jego własnością. Są jednak okoliczności, które mogą utrudniać wprowadzenie takich zasad. Jedną z nich jest rotacja pracowników. W takim przypadku może się okazać, że dla ostatniego użytkownika pojazdu (jednego z wielu) opcja odkupu nie będzie atrakcyjna. Drugim może być korzystanie z wynajmu długoterminowego: nie będąc właścicielem pojazdu, przedsiębiorca nie może zaoferować pracownikowi rabatów od ceny. W takim przypadku jedyną korzyścią dla kupującego jest stan techniczny i znana historia samochodu.

Komu przysługują i jak wymieniać auta

Polityka flotowa powinna zawierać informacje o tym, komu przysługuje samochód, czyli do jakich stanowisk, jakie auto i z jakiego segmentu jest przypisane. Dzięki temu zasady przydziału samochodów będą jasne dla wszystkich i nie będą powodowały niepotrzebnych emocji.

Polityka flotowa musi także określać zasady wymiany auta. Czy następuje to po zdefiniowanym okresie czy wraz z przekroczeniem limitu przebiegu lub może na podstawie mieszanych kryteriów. Warto opisać, z jakich źródeł będą pochodziły samochody dla nowych czy awansujących pracowników – czy w pierwszej kolejności będą rozpatrywane wolne pojazdy na stanie floty czy może od razu zamawiane nowe. Bez jasnych zasad można się narazić na zarzuty o uznaniowe przyznawanie aut.

Zainwestowanie czasu w stworzenie rzetelnej polityki samochodowej będzie procentowało w przyszłości niższymi kosztami, możliwością uniknięcia sytuacji konfliktowych lub demotywujących oraz mniejszym zaangażowaniem menedżera floty.

Małe uszkodzenia dużym wyzwaniem

Wyzwaniem dla flotowca są drobne uszkodzenia komunikacyjne (np. szkody parkingowe) i eksploatacyjne. Czy odpryski na masce lub wgniecenia w drzwiach należy natychmiast naprawiać? Mogą się przecież za miesiąc pojawić nowe, na które nie będziemy mieli wpływu, a samochód na czas naprawy zostanie unieruchomiony w warsztacie. Musimy być jednak świadomi, że jeśli nie zdecydujemy się naprawiać samochodów na bieżąco (nawet grupując uszkodzenia), nie będziemy mogli skorzystać z polisy ubezpieczeniowej do pokrycia kosztów, a także obciążyć pracowników, którzy doprowadzili do powstania tych szkód. Jest to szczególnie istotne, gdyż nagromadzenie dużej ilości uszkodzeń w samochodzie, może się wiązać z dużymi kosztami przy oddawaniu auta na zakończenie umowy leasingu czy wynajmu lub stratami przy sprzedaży. Decyzja o likwidacji szkód powinna być podjęta po przeanalizowaniu wszystkich za i przeciw: każdy flotowiec jest świadomy, że użytkowane samochody mogą ulec różnego rodzaju uszkodzeniom, których czasem nie da się uniknąć, wskazać winnego czy skorzystać z polisy ubezpieczeniowej. Zarządzający firmowym parkiem samochodów powinien więc zakładać w swoim budżecie koszty, jakie może ponieść przy zwrocie auta do firmy leasingowej.

Tania polisa

Poważną pozycją w budżetach flot jest także ubezpieczenie komunikacyjne. Negocjując z ubezpieczycielem polisę ubezpieczeniową dotyczącą naszej floty powinniśmy skupić się m.in. na udziale własnym. Jest to wartość, o którą będzie pomniejszane każde wypłacane odszkodowanie z AC. Zastosowanie w polisie ubezpieczeniowej udziału własnego ma kilka funkcji. – Po pierwsze, firma uzyskuje lepszą stawkę, bo zmniejsza się odpowiedzialność ubezpieczyciela. Po drugie, udział własny daje podstawę pracodawcy do wystąpienia w stosunku do pracownika, który doprowadził do powstania szkody, o zwrot części kosztów jej likwidacji. Na przykład, mając udział własny o wartości 500 zł w przypadku wystąpienia szkody, której koszt naprawy wyniósł 4 tys. zł, ubezpieczyciel wypłaca 3,5 tys. zł, a pracodawca dopłaca warsztatowi brakujące 500 zł i może wystąpić do pracownika, który spowodował szkodę o zwrot poniesionych kosztów, czyli w tym wypadku 500 zł – tłumaczy przedstawiciel SKFS i podkreśla prewencyjne znaczenie udziału własnego.

Wiśniewski radzi, aby w polityce flotowej zawrzeć także formy, w jakich pracownik może się odwoływać od nałożonych przez przedsiębiorcę kar. – Bywają sytuacje niejednoznaczne, w których trudno przypisać winę kierującemu. Wówczas przydaje się ciało odwoławcze, złożone np. z dyrektora finansowego i personalnego, którzy bazując na zebranych (najczęściej przez flotowca) danych i przedstawionych rekomendacjach mogą podjąć ostateczną decyzję – wyjaśnia.

Dobrze jest w polityce flotowej wspomnieć, że szkody powstałe podczas ratowania życia czy zdrowia nie obarczają finansowo kierującego. – Jest to zgodne z przepisami ogólnymi, a dodanie tego w naszym dokumencie podkreśli, że życie i zdrowie to najważniejsze wartości – przypomina pracownik Providenta.

Opinia

Daniel Trzaskowski, dyrektor sprzedaży flotowej Volkswagen Leasing

Polityka flotowa reguluje najważniejsze kwestie związane z użytkowaniem firmowych samochodów. Oprócz spraw kluczowych, takich jak ustalone zasady przyznawania pojazdów osobom na danym stanowisku, właściwa eksploatacja czy odpowiedzialność kierowców za powierzone auto i potencjalne szkody komunikacyjne, car policy może też określać inne dodatkowe aspekty.

Jednym z nich jest możliwość odkupienia samochodu przez jego użytkownika po okresie wynajmu lub leasingu po cenie rynkowej. Niektóre firmy oferują swoim pracownikom takie rozwiązanie w zależności od ustaleń z leasingodawcą lub firmą CFM. Kierują się przy tym względami motywacyjnymi i ekonomicznymi. Kierowca, który wie, że za kilka lat będzie miał prawo pierwokupu służbowego samochodu po rozsądnej cenie, zwykle bardziej dba o auto, jeździ spokojniej, myśli o unikaniu szkód, w tym parkingowych, które występują najczęściej. Zna też historię pojazdu, jego wszystkie wady i zalety, w tym poziom realnego spalania.